Bảng chấm công làm thêm giờ và cách lập bảng chấm công chuẩn nhất

Thứ hai, 11/11/2019
Mẫu bảng chấm công là một trong những chứng từ vô cùng quan trọng để tính lương cho nhân viên ở các công ty, doanh nghiệp, đảm bảo cho sự minh bạch, công bằng cho tất cả mọi người, đặc biệt là những nhân viên thường xuyên tăng ca, làm thêm giờ. Vậy hiểu khái niệm bảng chấm công làm thêm giờ là gì? Lập bảng chấm công như thế nào cho chuẩn nhất? Hãy cùng tìm hiểu nhé!

1. Hiểu khái niệm bảng chấm công làm thêm giờ là gì?

Bảng chấm công làm thêm giờ có lẽ đã không còn xa lạ đối với người lao động. Đây là khái niệm dùng để chỉ các biểu mẫu thuộc quyền sử dụng cũng như trách nhiệm của những người quản lý, điều hành để theo dõi thời gian làm việc thêm giờ của nhân viên ở các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Bảng chấm công làm thêm giờ có mục đích đánh giá, ghi lại chính xác nhất thời gian nhân viên làm việc và có cơ chế trả lương, tính lương phù hợp nhất đối với người lao động.

Bảng chấm công làm thêm giờ là gì

Bảng chấm công làm thêm giờ được sử dụng khi có những phát sinh về công việc xảy ra ngoài giờ của người lao động. Và theo quy định thì các bộ phận cần phải lập bảng chấm công làm thêm giờ để có thể đánh giá, thanh toán lương một cách chính xác nhất cho nhân viên.

Bảng chấm công được sử dụng ở hầu hết các doanh nghiệp nhằm đảm bảo tối đa quyền lợi của người lao động cũng như người sử dụng lao động, đặc biệt là những công ty với quy mô lớn, chia thành nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau.

Do đó, nhân viên nếu làm thêm giờ thì cần phải biết được quyền lợi của mình là bảng chấm công làm thêm giờ để được ghi nhận và hưởng lương theo đúng thời gian mình làm việc.

Xem thêm : Top 3 việc làm thêm buổi tối được nhiều người quan tâm nhất hiện nay

2. Đối tượng liên quan đến bảng chấm công làm thêm giờ

Bảng chấm công làm thêm giờ có liên quan đến khá nhiều bộ phận, đơn vị khác nhau để có thể hoàn thiện và đưa ra kết quả chính xác nhất.

2.1. Nhân viên làm thêm giờ

Đối tượng chính được áp dụng cho bảng chấm công làm thêm giờ là các nhân viên có phát sinh công việc phải làm thêm giờ tại công ty, doanh nghiệp và công ty cần có quy định làm bảng chấm công làm thêm giờ cho các nhân viên đó.

Nhân viên làm thêm giờ

Trong bảng chấm công làm thêm giờ có đầy đủ các thông tin sau:

- Thông tin của nhân viên làm thêm giờ ở các bộ phận, vị trí, phòng ban.

- Cộng tất cả số giờ làm thêm của các ngày trong tháng.

- Cộng tổng số giờ làm thêm của các nhân viên vào các ngày thường, ngày nghỉ cũng như ngày lễ, buổi tối hay không phải ca làm việc của nhân viên.

2.2. Người quản lý bảng chấm công làm thêm giờ

Đây là những người sẽ quản lý và xác nhận bảng chấm công làm thêm giờ của nhân viên tại công ty, doanh nghiệp, phụ trách các phòng ban có nhân viên làm thêm giờ.

Cách tính bảng chấm công làm thêm giờ dựa trên tổng số giờ làm thêm thực tế của nhân viên tại các bộ phận và điền chi tiết vào các ngày tương ứng theo ký hiệu quy định. Tất cả những dữ liệu này được tổng kết một cách minh bạch, rõ ràng vào cuối tháng để quy ra tiền lương và chuyển đến bộ phận kế toán để họ làm lương cho nhân viên.

2.3. Bộ phận tiếp nhận bảng chấm công làm thêm giờ

Người tiếp nhận cuối cùng bảng chấm công chính là bộ phận kế toán. Bởi nhiệm vụ của kế toán là những công việc liên quan đến ngân sách của công ty, do đó việc thanh toán lương cho nhân viên cũng do bộ phận kế toán chịu trách nhiệm.  Họ sẽ nhận bảng chấm công từ bộ phận quản lý và dựa theo số liệu đó để tính lương cho nhân viên công ty.

Cụ thể, sau khi nhận bảng chấm công làm thêm giờ cùng những giấy tờ, chứng từ có liên quan, họ sẽ đối chiếu và quy ra công làm việc dựa trên những ký hiệu chấm công được ghi trên các cột 32, 33, 34, 35 sau đó sẽ tính và thanh toán lương cho nhân viên.

Kế toán làm lương cho nhân viên

Xem thêm : Học kế toán ra làm gì? Những kỹ năng cho bạn tìm việc làm kế toán

3. Tại sao cần dùng bảng chấm công làm thêm giờ

3.1. Xác thực công việc

Việc nhân viên đi làm và đôi lúc phát sinh thêm công việc cần làm thêm giờ để hoành thành là điều vẫn thường xuyên xảy ra ở các tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, việc sử dụng bảng chấm công làm thêm giờ để có thể xác thực công việc một cách rõ ràng, chính xác, cụ thể.

Nhân viên ngoài việc được hưởng lương tính trên số giờ làm việc chính thức còn có nhu cầu tăng ca phục vụ công việc, do đó cần phải có giấy tờ, biểu mẫu ghi lại chứng minh giờ mà họ đã làm thêm để có thể trả lương theo đúng quy định và tránh xảy ra những mâu thuẫn, bất hòa giữa nhân viên với công ty.

3.2. Quản lý nhân viên

Mỗi công ty, doanh nghiệp đều có rất nhiều các bộ phận khác nhau, đặc biệt là các công ty quy mô lớn. Theo đó, số lượng nhân viên cũng rất nhiều và bộ phận nhân sự không thể theo dõi từng người đi làm lúc nào, về lúc nào được. Hơn nữa, với những người làm việc thêm giờ ở lại sau thì họ không thể ở lại quản lý được. Do đó, cần thiết phải có bảng chấm công làm thêm giờ để có thể quản lý một cách tốt nhất nhân viên trong công ty, doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, việc quản lý chặt chẽ nhân viên trong công ty có thể giúp họ nhận biết được những ai có tiềm năng, năng lực tốt, làm việc hiệu quả để điều chỉnh mức lương phù hợp với từng người và xét duyệt thăng tiến cho họ.

Quản lý nhân viên

3.3. Đảm bảo chính xác tiền lương cho nhân viên

Các doanh nghiệp sử dụng bảng chấm công làm thêm giờ để có thể đảm bảo được quyền lợi của nhân viên về chế độ lương, thưởng xứng đáng với thời gian cũng như công sức làm việc.

Bảng chấm công làm thêm giờ sẽ ghi lại tất cả số giờ làm thêm trong ngày và cộng tổng theo tháng của các nhân viên có phát sinh công việc. Do đó, nhân viên tăng ca không phải lo việc mình làm thêm mà không ai biết hay không ai ghi nhận. Điều đó tạo cho nhân viên sự thoải mái và làm việc có năng suất, hiệu quả hơn.

Xem thêm : Học kinh doanh quốc tế ra làm gì để có thu nhập cao ???

4. Cách tạo bảng chấm công làm thêm giờ

4.1. Xác định bố cục của bảng chấm công làm thêm giờ

Bố cục của bảng chấm công làm thêm giờ được quy định như sau:

- Thông tin về cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp: Gồm tên của cơ quan và địa chỉ làm việc ghi theo 2 dòng ở góc trên cùng phía bên trái.

- Tiêu đề bảng chấm công:  Ở phía dưới tên cơ quan và ở chính giữa trang giấy.

- Mẫu bảng chấm công: Chọn phần Insert/ Textbox sau đó điền mã số của mẫu bảng chấm công theo đúng quy định. Nếu sử dụng Textbox thì bạn có thể di chuyển đến bất cứ vị trí nào trên trang giấy mà không ảnh hưởng đến các dữ liệu.

- Thời gian: Tất cả các ô chứa dữ liệu về tháng, năm đều cần được đặt riêng.

- Nội dung: Phần này gồm đối tượng chấm công ( họ tên nhân viên, mức lương, cấp bậc, vị trí), ngày công trong tháng và kết quả chấm công.

- Ký xác nhận: Cần có thông tin về bộ phận hay cá nhân chịu trách nhiệm về bảng chấm công để đảm bảo cho tính chính xác của những kết quả mà bảng chấm công ghi lại.

Bố cục bảng chấm công

4.2. Sử dụng hàm Excel xác định ngày tháng trong bảng chấm công

Khi đã lập bảng chấm công theo đúng mẫu quy định và bố cục như trên thì ở dòng số 7 sẽ là danh sách các ngày trong tháng, có tối đa là 35 cột bao gồm 31 cột là các ngày chính trong tháng, các cột 32, 33, 34, 35 là để tính thêm giờ cho nhân viên.

Để có thể xác định các ngày trong tháng tại excel thì sử dụng hàm DATE như sau:

Cấu trúc của hàm DATE(Year, month, day):

- Year tương ứng với giá trị ở ô số G5.

- Month tương ứng với giá trị ở ô số C5.

- Day tương ứng với giá trị ngày và bắt đầu từ ô D7 tương đương với ngày 1.

Tiếp đó, đặt hàm theo công thức: D7=Date(G5,C5,1). Ô e7 sẽ tương đương với ngày 2 trong tháng và áp dụng công thức: E7=D7+1. Cứ như vậy áp dụng với các ngày tiếp theo để tính các ngày của tháng.

4.3. Xác định thời gian thứ, ngày

Để xác định thứ theo ngày, ta sẽ sử dụng hàm Weekday và bắt đầu từ ô D7 với công thức: D7=Weekday(D7,1). Tuy nhiên, hàm Weekday chỉ cho kết quả từ 1 – 7 với thứ tự là:

- Số 1 là ngày Chủ nhật

- Số 2 là ngày thứ Hai

- Số 3 là ngày thứ Ba

- Số 4 là ngày thứ Tư

- Số 5 là ngày thứ Năm

- Số 6 là ngày thứ Sáu

- Số 7 là ngày thứ Bảy

Để có thể đưa định dạng này sang chữ thì cần kết hợp thêm hàm Choose với hàm Weekday.

4.4. Phân biệt các ngày chủ nhật trong tháng

Vì những ngày chủ nhật bình thường sẽ không được tính công, do đó cần phải phân biệt với các ngày còn lại trong tháng. Thế nhưng ta không thể xóa bỏ vì nó sẽ ảnh hưởng đến kết quả và trường hợp nhân viên làm thêm giờ. Do đó, cần sử dụng công cụ Conditional formatting để tự động phân biệt với các ngày còn lại:

- Đầu tiên chọn toàn bộ vùng D7:AH14 được định dạng là tất cả các ngày trong tháng.

- Sau đó chọn Conditional formatting.

- Cuối cùng là tiến hành thiết lập Conditional formatting.

4.5. Công thức tính công

Sau khi đã hoàn thiện tất cả các côn đoạn định dạng, thiết lập ngày tháng, cuối cùng chúng ta thực hiện các thao tác tính toán để tính số công của nhân viên.

Đầu tiên là sử dụng hàm COUNTIF để đếm số lần xuất hiện của những ký hiệu chấm công. Sau đó sử dụng hàm SUMIF để tính tổng số công và như vậy là đã hoàn thành việc tạo mẫu bảng chấm công.

Xem thêm : Học Marketing ra làm gì? Những thắc mắc được Timvieclam365.net bật mí

5. Phương pháp ghi bảng chấm công làm thêm giờ

Mỗi bộ phận, phòng ban, tổ nhóm nếu có phát sinh làm việc thêm giờ theo quy định đều cần phải lập bảng chấm công làm thêm giờ. Cách trình bày bảng chấm công làm thêm giờ theo cấu trúc như sau:

- Đầu tiên, ở cột A, B ghi lần lượt số thứ tự, họ tên của từng nhân viên làm việc thêm giờ trong từng bộ phận làm việc của công ty.

- Tiếp đến cột 1 – 31 thì ghi đầy đủ số giờ làm thêm của các ngày ( giờ đến, giờ về) từ ngày 1 đến ngày cuối cùng của tháng.

- Cột 32: Cần ghi tổng số giờ làm thêm của các ngày thường trong tháng đó.

- Cột 33 sẽ ghi tổng số giờ làm thêm của nhân viên vào các ngày nghỉ ( thứ 7, chủ nhật).

- Cột 34 là tổng số giờ làm thêm của các ngày lễ, tết theo quy định.

- Cột 35 là tổng số giờ làm thêm vào các buổi tối không thuộc ca làm việc của nhân viên.

Phương pháp ghi bảng chấm công làm thêm giờ

Những ký hiệu chấm công bao gồm:

- NT: Ký hiệu chỉ giờ làm thêm ngày thường.

- NN: Ký hiệu chỉ giờ làm thêm ngày nghỉ ( thứ 7, chủ nhật).

- NL: Ký hiệu chỉ giờ làm thêm ngày lễ, tết.

- Đ: Chỉ giờ làm thêm buổi tối.

Và mỗi ngày những người quản lý sẽ căn cứ vào số giờ đó để chấm giờ làm thêm cho từng nhân viên làm việc trong ngày, ghi vào ngày tương ứng ở trong bảng chấm công. Từ đó, đến cuối tháng, người chấm công sẽ phụ trách chuyển bảng chấm công đó đến bộ phận kế toán để họ đối chiếu, xuất ra tính lương và thanh toán cho nhân viên.

Như vậy, timvieclam365.net đã giới thiệu toàn bộ những thông tin quan trọng về bảng chấm công làm thêm giờ và cách lập bảng chấm công chuẩn nhất. Hy vọng qua bài viết, các bạn sẽ hiểu biết và có thêm kiến thức về bảng chấm công cũng như áp dụng nó một cách chính xác nhé!

Tác giả :Đỗ Thu thủy